C’è un tempo per lavorare. C’è un tempo per pensare. C’è un tempo per ricaricarsi. C’è un tempo per giocare. Una vita appagante, degna di essere vissuta, ricca di soddisfazioni non può non comprendere l’ozio e il negozio: il tempo per godersi la vita e il tempo per lavorare. Anche il lavoratore più produttivo, se vuole continuare a esserlo sul lungo periodo, sa che non può sempre lavorare. Deve dosare le proprie energie, sapere quando è il momento di prendersi una pausa e staccare. Gestire il proprio tempo in maniera efficace comincia dal dare significato alla propria vita e alla propria giornata, perché ogni mattino sia un piacere alzarsi dal letto e affrontare gli impegni della giornata, qualsiasi essi siano.
Pensare
Presi da scadenze, appuntamenti, impegni con altri, riunioni, famiglia, spesso ci dimentichiamo che, qualsiasi siano i progetti e le attività che dobbiamo svolgere, pensare prima di iniziare a fare è tempo ben investito. Gestire il tempo significa ottimizzare la giornata, adottando nuove buone abitudini, riducendo le distrazioni e le attività che ci rendono inefficienti. Procrastinare per lungo tempo compiti importanti è il segno che le nostre emozioni e i nostri obiettivi non sono allineati. C’è qualcosa nel profondo su cui lavorare. Quando diciamo che non abbiamo il tempo per leggere un libro, visitare un familiare o per risolvere un piccolo problema è perché non lo consideriamo veramente prioritario. Forse non lo consideriamo parte della nostra identità.
Identità
Adottare un nuovo comportamento o essere più efficienti nello svolgere le incombenze quotidiane più faticose diventa più facile se ciò che dobbiamo fare è legato nel profondo a chi siamo. Una questione di identità. Può sembrare un gioco di parole ma il concetto è più sofisticato. Chi siamo, chi crediamo di essere in un dialogo con noi stessi, è il punto di partenza per rafforzare qualsiasi attività che richiede uno sforzo in più o che non ci viene così spontanea. Se riusciamo a legare questa attività con qualcosa che ci caratterizza come persona, nel momento in cui siamo chiamati ad agire potremo dire a noi stessi che questo è ciò che siamo e non possiamo rifiutarci di compiere il nostro dovere.
Abitudini
Il discorso relativo all’identità è direttamente associato alle abitudini più frequenti che svolgiamo quotidianamente. Applicando il concetto finanziario dell’interesse composto alla nostra quotidianità – i miglioramenti di un’azione ripetuta sono impercettibili giorno dopo giorno ma determinano un cambiamento esponenziale nel lungo termine – ci rendiamo conto dell’importanza di trovare un momento nella giornata per investire sul nostro benessere psico-fisico. Se stiamo bene e ci sentiamo in forma, la forza mentale che potremo applicare al gestire la quotidianità farà la differenza tra il sentirsi in balia degli eventi e sentirsi in controllo. Sarai tu ad anticipare cosa fare e avrai l’energia necessaria per essere efficiente e non rimanere indietro. Giova, lo vedremo tra poche righe, pianificare e organizzare cosa fare in base al livello di energia che abbiamo nei diversi momenti della giornata. Come ti informi e cosa approfondisci influenzano il tuo stato d’animo.
Dieta informativa
Informarsi è il dovere di ogni cittadino che vuole partecipare alla vita pubblica della propria città e del proprio paese. Passare ore, ogni giorno, ad ascoltare l’ultimo telegiornale e controllare le ultime notizie compulsivamente non è informarsi. È perdere tempo. Il 90% delle notizie generaliste è qualcosa di cui puoi fare a meno. Se accade qualcosa che devi sapere, con ogni probabilità sarà un tuo familiare o qualche amico a condividere la notizia con te. Tutto il resto puoi ignorarlo e riservare quel tempo a coltivare il tuo benessere personale. Non hai bisogno di veder manipolate le tue emozioni, né di avere un’opinione su tutto. Internet ci dà l’illusione di avere tutto il sapere del mondo a portata di click: nella realtà viviamo una realtà limitata. Le giornata sono sempre di 24 ore e possiamo concentrarci su una cosa alla volta: il nostro cervello non è un hard disk con spazio illimitato e neanche un computer di potenza infinita. Se guardiamo un talk show, non possiamo leggere un libro. Se ci annoiamo su Facebook cercando di vincere la noia (paradossale, ma è così), evitiamo di pensare e risolvere altri problemi che abbiamo comunque in sospeso.
È necessaria una riflessione profonda su quanto tempo passiamo ogni giorno davanti agli schermi e quale beneficio ne traiamo. Esageriamo per non affrontare altri problemi? L’informazione che consumiamo si trasforma in conoscenza da applicare nel lavoro e nel miglioramento della vita di tutti i giorni o è fine a se stessa? Il tempo dedicato alle notizie dal mondo è equilibrato rispetto al tempo per la crescita e per l’aggiornamento professionale? Leggi più tweet o più libri? Qual è la tua soglia di attenzione? Negli ultimi mesi o anni è salita o è scesa? Porsi queste e altre domande è il primo passo per renderci consapevoli su cosa è necessario lavorare, prima ancora di ottimizzare il tempo lavoro con servizi, strumenti e tecniche.
Pianificare
Essere padroni del proprio tempo significa prima di tutto organizzarsi. Se comincia la giornata senza sapere bene cosa fare e quando farlo, stai certo che qualcuno deciderà per te in base alla sua agenda. Per questo motivo è opportuno non controllare e non rispondere alla posta elettronica, né alle chat, prima di aver svolto attività prioritarie per i tuoi obiettivi a lungo termine. Una volta raggiunto questo obiettivo minimo, puoi affrontare le priorità della giornata, pronto a difendere i momenti in cui svolgerò il lavoro vero. Quello in cui sei concentrato e non devi assolutamente distrarti.
Il tempo per te
La giornata assume un sapore diverso se comincia con il tempo per te, in cui coltivare il tuo benessere psicofisico. Vai a letto prima e alzati prima, così da ricavare almeno un’ora (meglio due) in cui curare la tua sfera spirituale (meditazione), riflettere sulla tua giornata e sulle tue emozioni (journaling), portare avanti quel libro per far viaggiare l’immaginazione e scaricare un po’ di energia con una camminata o l’esercizio fisico. Puoi svolgere tutte queste attività in un altro momento della giornata, ma ti assicuro che arrivare alle 8 di mattina, dopo aver dedicato tempo a ciò che ti fa star bene, ti dà la sensazione di aver già raggiunto dei risultati prima ancora di cominciare. Una sensazione che si traduce in più forza di volontà, più pace interiore e serenità d’animo.
Difendere l’agenda
Paradossale, ma scommetto che ti capita spesso di arrivare alla fine del pomeriggio e di non aver svolto la cosa più importante della giornata, che avresti voluto concludere prima ancora di arrivare alla pausa caffè a metà mattinata. Cosa è successo? Forse hai acceso il computer e hai controllato la posta, finendo in un circolo di click, risposte e urgenze (altrui) che ti hanno fatto arrivare al pomeriggio. Oppure hai partecipato a una riunione che ti ha assorbito ogni energia e ti ha fatto procrastinare l’attività più importante.
In entrambi gli esempi ti sei fatto travolgere dall’agenda e dalle priorità di altri. Evitarlo non è semplice, soprattutto per chi ha una funzione subordinata. Certo è che senza porre alcuna limitazione, queste situazioni sono destinate a ripetersi molto spesso. Cosa fare? Blocca sulla tua agenda le prime ore della giornata in cui non sei disponibile né per riunioni, né per altro. Informa i tuoi clienti o i tuoi colleghi che fino alle 10 di mattina non sei disponibile, né al telefono, né controlli la posta elettronica. Le emergenze sono rare e occasionali, altrimenti non si possono chiamare emergenze.
Con pazienza e determinazione educa le persone con cui lavori a usare ogni strumento di comunicazione al meglio: una breve telefonata è più efficiente di una sequenza infinita di messaggi vocali o di chat; l’email è uno strumento di comunicazione fantastico ma è pensato per essere asincrono, quindi niente risposte in tempo reale e soprattutto niente botta e risposta. Va da sé che ogni notifica è bandita, almeno nelle prime ore della giornata in cui devi concentrarti.
Prossimi passi
Partire dal significato è essenziale per trovare la forza di contrastare la nostra voce interiore, che preferisce la via facile della procrastinazione, o di educare chi ti circonda ad adottare comportamenti più efficienti. Se sei motivato puoi superare la difficoltà con più slancio.
Il cammino è appena iniziato. Con questa determinazione sei pronto ad affrontare la sfida della concentrazione, per trovare l’attenzione di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno.
Questo post fa parte della serie sulla gestione del tempo
Gestire il tempo con consapevolezza, con motivazione, energia e attenzione
Dai significato alla tua giornata
- Come trovare la concentrazione per il lavoro vero
- L’energia di cui hai bisogno per affrontare la giornata (1 Aprile 2021)
- Come raggiungere i tuoi obiettivi senza perdere la rotta (15 Aprile 2021)
Foto credit: Timothy Eberly, Marco Melgrati
