Da Elon Musk all’ultimo dei neoassunti in un contact center, per tutti valgono due regole contro cui non si può andare: la nostra giornata è di 24 ore e il tempo passato è passato per sempre. Per questo gestire il proprio tempo è fondamentale per raggiungere qualsiasi obiettivo e realizzarsi nella propria vita. Non si tratta però semplicemente di usare un’agenda, segnare gli appuntamenti, trovare lo spazio per fare ciò che vogliamo e dobbiamo fare. Serve una motivazione a monte, per permetterci di fare scelte consapevoli e di difenderci con decisioni dalle tante fonti di distrazione con cui ci dobbiamo continuamente confrontate. Serve anche ascoltarsi e capire che non sempre abbiamo l’energia e la forza per vincere le sfide che ci siamo dati.
Possiamo decidere di rimandare le sfide più importanti a un momento successivo o lavorare per avere il massimo dell’energia disponibile, quando ne abbiamo più bisogno. Siamo uomini e donne, non macchine. Il super uomo non esiste. La produttività cresce se troviamo il tempo per riposarci, riflettere e persino oziare. Non c’è sensazione migliore di chiudere una giornata e sentirsi appagati per essere riusciti a svolgere il proprio lavoro e a sentirci la persona che vogliamo essere. Pronti ad accompagnarmi in questo viaggio?
Dai significato alla giornata
Per raggiungere più velocemente la destinazione finale del nostro cammino è utile lavorare sul perché vogliamo raggiungere quella meta e non un’altra. Solo dopo essere convinti e motivati possiamo dedicarci a impostare le tappe del percorso per raggiungere la destinazione con più slancio e meno sforzo.
Pensare
Chi è motivato raggiunge i propri obiettivi con più probabilità si successo e meno fatica. Se la meta da raggiungere, fosse anche scrivere un articolo prima della fine della giornata, è associata a qualcosa che ci tocca nel profondo, gli ostacoli che si frapporranno tra noi e il risultato saranno più facile da scavalcare. Bisogna lavorare sulla propria identità. Sei uno che prova a scrivere un articolo o ti senti uno scrittore? Tra i due c’è una bella differenza: il primo non è convinto di ciò che sta facendo e può trovare mille alibi per procrastinare qualcosa che non sente suo; il secondo incarna il lavoro che deve svolgere e quindi non può rimandare né fallire, perché è nel suo sangue. Può sembrare un gioco di parole, ma il tutto è molto più sottile.
Pianificare
La giornata, a questo punto, può essere organizzata, decisi a trovare il tempo per ciò che è più importante: un’attività importante con una scadenza ravvicinata che occupa i nostri pensieri, un’attività personale che ci fa sentire bene con noi stessi. Il resto ha una priorità inferiore e viene dopo. Bisogna imparare a dire no quando necessario, a difendere i momenti chiave della giornata da telefonate e riunioni non programmate, a togliere quando non c’è un momento per respirare. Aiuta in questo percorso avere un momento alla fine della settimana per tracciare ciò che è andato avanti, ciò che è rimasto indietro, così da impostare il lavoro della settimana seguente prima dell’arrivo del weekend.
Difenditi dalle distrazioni
La tecnologia ci aiuta a vivere meglio, ma se non è governata ci rende schiavi. La giornata lavorativa è produttiva se riusciamo ad avere il tempo per il lavoro creativo che ci rende unici e crea il vero valore, per noi stessi e per gli altri. Passare una giornata a rispondere a ogni trillo di notifica, per email, chat, telefonate non è lavorare. È vivere in funzione degli altri e della loro agenda.
Tecnologia
Il nostro rapporto con la tecnologia è ambivalente: da un lato siamo fortunati a poter lavorare da casa o in mobilità con smartphone, computer portatile e internet; dall’altro rischiamo che questa sia la nostra vita, senza una pausa, senza una riflessione, senza un respiro, senza il tempo per ciò che ci dà la gioia di vivere. Non ce lo possiamo permettere! Per questo i nostri alleati devono lavorare per noi e non viceversa. La posta elettronica è un formidabile sistema di comunicazione asincrono e non deve essere piegato ad altri fini. Lo smartphone è una manna per chi lo sa usare. Una condanna per chi lo prende in mano ogni 5 minuti, spesso senza neanche rendersi conto del perché. Bisogna porre dei limiti.
Deep work
Definire i limiti nell’essere connessi e nell’uso dei dispositivi elettronici è alla base del deep work, ovvero del lavoro svolto con concentrazione, senza alcuna distrazione. I lavoratori della conoscenza devono adottare strategie nette per ritagliare un paio d’ore di lavoro vero, durante la giornata. Come? Riducendo ogni possibile distrazione: telefono in modalità aereo nel cassetto, silenzio o musica strumentale. Imponendo limiti artificiali alla propria attenzione: una scadenza autoimposta, un timer per lavorare per 25 minuti consecutivi, l’uso di carta e penna per disegnare una mappa mentale offline.
Acquisisci consapevolezza
In un ciclo ideale che si chiude, per ricominciare migliorando, è necessario un momento di riflessione. La consapevolezza si può acquisire in vari modi: ascoltando le proprie emozioni, cercando la pace interiore, tracciando i propri comportamenti e i propri stati d’animo. Il journaling è un valido alleato. Una pratica da integrare nella propria routine del mattino o della sera, per riflettere sulle ultime 24 ore e trascrivere, meglio ancora con carta e penna, cosa ha funzionato e cosa no, come ci sentiamo, che emozioni abbiamo provato e perché. Un esercizio che ci allena a entrare in contatto con il nostro sentire e il nostro essere, per sbloccare situazioni critiche o capire meglio noi stessi. Dietro la procrastinazione c’è spesso un’emozione che non vogliamo provare o una paura che ci frena. Meditare è un altro esercizio che ci allena a prendere coscienza dei nostri pensieri e a essere più indulgenti con noi stessi.
Gestisci la tua energia
Puoi bloccare il tempo in agenda, concentrarti al massimo con tutta l’attenzione di cui sei capace, ma se sei scarico a livello energetico finirai per fissare lo schermo e non combinare nulla. Non hai fatto i conti con i tuoi livelli energetici, influenzati da ciò che mangi, da come dormi e dalla tua forma psicofisica.
Mangia sano
Cosa mangiamo e come lo mangiamo determinano il nostro stato di salute e di energia più di ogni altra cosa. Mangiare in fretta cibo spazzatura ci fa risparmiare tempo e denaro, forse, ma costa caro in termini di funzionamento ottimale della nostra macchina. Se il carburante che introduciamo è di bassa qualità, l’energia disponibile sviluppata dal motore sarà limitata. Una dieta sana, a base vegetale, riducendo grassi, zucchero e sale ci mantiene più lucidi e più reattivi per affrontare le sfide quotidiane.
Dormi il giusto
Svegliarsi stanchi è il sintomo di non aver dormito bene. Se non ricarichiamo la batteria interna, fino al massimo della capacità, sarà difficile arrivare a fine giornata con l’energia per completare ciò che riteniamo importante. Non è una soluzione imbottirsi di caffè o fare uso di altre sostanze stimolanti, anzi. Un sonnellino a metà giornata, fosse anche di soli 20 minuti a braccia incrociate sulla scrivania, aiuta più di qualsiasi altra cosa e riacquistare lucidità mentale.
Muoviti, muoviti
Per quanto non ci piaccia sentircelo dire, il nostro fisico è frutto dell’evoluzione di decine di migliaia di anni. Non siamo fatti per stare tutto il giorno seduti a fissare uno schermo. Per evitare mal di schiena, mal di testa, dolori muscolari e altri acciacchi è indispensabile muoversi. Fare le scale invece dei prendere l’ascensore, camminare quando parli al telefono, fare un giro al parco (o al mare, o in montagna) quando ne hai la possibilità. Il tempo risparmiato nel dover più andare in ufficio per più giorni la settimana è tempo che possiamo investire in una breve passeggiata o in 7 minuti di esercizio ad alta intensità. Una macchina oliata e ben funzionante risponde meglio quando è sotto sforzo.
Un passo per volta
I consigli per tornare padroni del proprio tempo sono tanti. Ciò che conta è incamminarsi in questo percorso e adottare un nuovo comportamento alla volta, senza farsi sopraffare. Prendi uno spunto tra quelli che ritieni più alla tua portata, approfondiscilo e fallo diventare una pratica quotidiana. Quando ti sarai abituato e sarà diventato parte della tua routine, quotidiana o settimanale, scegline un altro e avvia una nuova sperimentazione. Senza fretta e con pazienza.
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