loader image

Pianificare per vivere meglio: pratiche, strumenti, tecniche

Con lo smart working ogni giornata può sembrare uguale alle altre, soprattutto per chi lavora da freelance od organizza da solo il proprio lavoro. Per aumentare la produttività e rendere ogni giornata significativa può essere utile applicare un metodo di lavoro che consiste nel pianificare e tracciare le proprie attività. Tutto quanto segue è pensato per un lavoratore della conoscenza, che lavora molte ore alla scrivania ogni giorno, ma può essere adattato anche a realtà ed esperienze diverse.

Pianifica la giornata

Pianificare è il modo migliore per non lasciare nulla al caso o per far sì che una riflessione a inizio giornata (o la sera prima) ci permetta di concentrare le nostre energie su ciò che è più importante e motivante per raggiungere i nostri obiettivi. Puoi usare un taccuino e una penna, con un bullet journal o un altro sistema, oppure usare software come Roam Research, Notion, più sofisticati e nel caso di Roam Research costosi. Oppure puoi usare un file di testo con qualsiasi applicazione, desktop o web. Usare servizi online come Notion, gratuito, ti permette poi di recuperare il materiale anche a distanza di tempo, con una ricerca per parola chiave o per percorso di archiviazione.

La cosa più importante

Definire la cosa più importante da fare oggi è il sistema più efficace per raggiungere i propri obiettivi, riducendo la procrastinazione e gli imprevisti. Decisa qual è la cosa più importante del giorno, il passo successivo è metterla come prima tra le cose da fare la mattina. Fare questo ragionamento ti permette di dare una scala di priorità ai tuoi impegni del giorno, così che anche solo aver realizzato la cosa più importante, ti farà sentire meglio. La giornata a quel punto sarà in discesa e tutto il resto verrà più facile.

Dalla to-do list all’agenda del giorno

Renderci conto dei nostri limiti fisici e mentali è un altro passo importante per ridurre l’ansia, la frustrazione del non riuscire a stare al passo o a fare tutto ciò che vorremmo/dovremmo fare, giorno dopo giorno. Una vita di ansia e preoccupazione che possiamo evitare. Come? Andando a posizionare le cose da fare nella nostra agenda del giorno, individuando per ogni attività un intervallo di tempo di 30-60 minuti o più. Lasciando il debito spazio al sonno, al relax, ai pasti, alle relazioni sociali e alla famiglia, avremo ben chiaro quante ore sono a nostra disposizione per queste attività.

Se le attività da svolgere sono molte e non rientrano nel tempo della giornata, non dobbiamo cercare di comprimere il tempo per farcele andare, ma le dobbiamo rinviare alla giornata successiva. Studi scientifici dimostrano come un errore comune è lo stimare un tempo inferiore al necessario alle nostre attività tipiche. La reazione dovrebbe essere il contrario di ciò che ci verrebbe intuitivo fare: bloccare 60 minuti se pensiamo che quell’attività ci richieda soltanto 30 minuti, così da essere più veritieri rispetto a ciò che possiamo veramente fare. Se poi ci avanza del tempo, usiamolo per piccole pause, per fare due passi, per distrarci un attimo, per leggere un libro.

Traccia la giornata

Dopo aver pianificato, è il momento di cominciare a lavorare. Per far sì che il piano si traduca in azione, teniamo il tempo e segniamo le attività che stiamo svolgendo, quando le stiamo svolgendo.

Journal momento per momento

Il journal è un’attività riflessiva che di solito si svolge a inizio o a fine giornata, riassumendo ciò che abbiamo fatto o vogliamo fare. Il mio consiglio è di attivare una modalità di journaling durante la giornata, andando a scrivere ciò che stiamo facendo, appuntando i siti che abbiamo visitato, le news che abbiamo letto, le persone che abbiamo incontrato, così che a fine giornata abbiamo un quadro abbastanza veritiero di come abbiamo impiegato il tempo. Questo esercizio, apparentemente ridondante, ci permette poi di acquisire consapevolezza nel bilancio che faremo a fine giornata.

Archivia la conoscenza

Se lavori con la conoscenza, dovresti tracciare e archiviare ciò che consumi: video online, podcast, articoli, contenuti social, libri, film. Qualsiasi sia il formato, se ciò che consumi non è puro intrattenimento ma materiale utile al tuo lavoro o allo sviluppo delle tue passioni, è utile tracciarlo e archiviarlo in un sistema di conoscenza personale (Personal knowledge management).

Il bilancio della giornata

Al termine della giornata, che tu abbia completato o meno le attività che avevi previsto da svolgere, è utile fermarti un attimo e valutare com’è andata. Confronta il tracciamento della giornata con la pianificazione e nota le corrispondenze. Sei riuscita a svolgere tutte le attività? Qualcosa è andato storto? È dipeso da te o da altri? Sei riuscita a portare a termine la cosa più importante? Rispondendo ogni giorno a queste domande sarai in grado di verificare le tue effettive capacità, adattando mano a mano la relativa pianificazione, così da dare il massimo delle tue possibilità, senza ansia e senza frustrazione.

La tua attenzione è limitata

Scoprirai che la tua capacità di attenzione è limitata. Per quanto tu possa riempire le tue giornate fino all’orlo, vedrai che non riuscirai ad andare oltre un certo limite. È naturale che sia così. L’unica cosa saggia da fare, acquisita questa consapevolezza, è renderci conto dei nostri limiti. Siamo finiti e di conseguenza sono finite anche le cose che possiamo fare, come la nostra attenzione. La sfida diventa quindi sfruttare al meglio il tempo, per portare a termine le attività che contano veramente, quelle che ci permettono di fare la differenza nel lungo termine.

A tal proposito ti consiglio la lettura di Four Thousand Weeks – Time Management for Mortals di Oliver Burkeman.

Ringrazia per la giornata

Comunque sia andata la tua giornata è un successo averla portata a termine. Ringrazia quindi per ciò che sei riuscita a fare. Prendi l’abitudine di pensare a ciò di cui puoi essere grata oggi e segnati 3 cose. Questo diario della gratitudine, a margine della fine della giornata, ti permetterà di tenere un atteggiamento positivo, anche nelle giornate più difficili, storte o monotone. Ne gioverà la tua salute mentale e indirettamente la tua produttività (e felicità).

Domani è un altro giorno

Ciò che non sei riuscita a fare oggi, puoi farlo domani. Domani è un altro giorno. Domani hai un’altra opportunità per fare la differenza. Se c’è qualcosa di importante rimasto indietro, inseriscilo subito tra le priorità della mattina di domani. Vai a letto consapevole che nel 99,9% dei casi, ciò che è rimasto indietro può aspettare. Meglio tornarci su dopo una bella dormita, che ti permette di lavorare su quell’attività con più freschezza e più energia. A un certo punto è giusto che cada la penna e che tu ti dedichi a te stessa, ai tuoi cari, a ciò che ti permette di rilassarti. Per il tuo bene e per il bene del tuo lavoro. Il mondo continuerà a girare senza di te ed è un bene che sia così. Ti sei comunque meritata un po’ di riposo. Te lo devi.


Su La Circle, la community della Content, trovi uno spazio dedicato alla gestione del tempo, con esercizi, workshop, stimoli quotidiani.

Luca Conti

Luca Conti

Dal 2002 ho aperto il mio primo blog, Pandemia.info, che nel tempo mi ha reso noto, nella blogosfera italiana e anche fuori. Dal 2006 ho avviato una attività giornalistica da freelance, prima con Il Sole 24 Ore, poi con altre testate, tra cui Class, Il Secolo XIX, Starbene, Rainews 24. La mia attività principale è stata di consulenza e formazione, dal 2007 al 2019, come libero professionista nella consulenza sul marketing digitale e più precisamente in quello che si definisce social media marketing (usare i social network per marketing e comunicazione). Oggi, Febbraio 2019, non più. Ho deciso di allontanarmi dal mondo dei social media perché esprimono valori in cui non mi riconosco più.