Perché hai bisogno di un sistema di Personal knowledge management

Le nostre vite moderne sono ricche di stimoli, dal primo momento appena svegli, fino all’ultimo, prima di spegnere la luce e addormentarsi: cose da fare, progetti da portare avanti, attività da coordinare, video da vedere in streaming o in televisione, articoli e libri da leggere, riunioni da programmare, pasti da organizzare, se non da cucinare, relazioni personali da coltivare, documenti da studiare e annotare, viaggi e trasferte, contenuti da pubblicare, interazioni a cui dare attenzione e a volte rispondere, email che attendono di essere lette, PDF da classificare e archiviare, bollette e tasse da pagare, fatture da inviare e certamente tante altre attività che si susseguono continuamente.

Come si fa a stare dietro a tutto senza perdere il filo o, peggio, la sanità mentale?

La risposta è un sistema di Personal knowledge management, ovvero un sistema per organizzare digitalmente la propria conoscenza personale.

Non ne hai bisogno, forse

Oberati da un lista infinita di adempimenti quotidiani, ognuno si è già organizzato come meglio ha potuto, con varie app e software che ci sostengono, installate negli anni sullo smartphone e sul computer. Feedly per aggregare le fonti da consultare abitualmente. Pocket per mettere da parte gli articoli scoperti navigando online. Le code di contenuti da vedere o consultare dopo, su YouTube, su Netflix, su Vimeo, su Facebook, su LinkedIn, su Twitter. Dropbox per archiviare documenti e PDF in base al tema. Il programma per la fatturazione elettronica per tenere traccia di fatture inviate e ricevute. Un sistema di cartelle per gestire la posta elettronica, direttamente nella web mail preferita. Evernote per gli appunti durante le riunioni. Tripit per organizzare le trasferte di lavoro, prenotazione alberghi e biglietti aerei. WordPress per pubblicare i contenuti sui nostri blog personali e professionali. Manjoo per salvare le ricette già sperimentate e da sperimentare. Goodreads o Libraryjournal per tracciare la coda di lettura. La wish list di Amazon per i prodotti da comprare. La watchlist di IMDB per i film visti e da vedere. Un app per gestire l’agenda degli appuntamenti.

Se ci limitiamo anche soltanto alla sfera personale, il sistema che abbiamo già in atto, sviluppato a fatica negli anni, potrebbe farci pensare che siamo già organizzati nel gestire la nostra conoscenza personale. Del resto quanto tempo passiamo già ad aggiornare tutte queste app? È proprio necessario cambiare sistema? No, non è necessario, ma è utile e direi quasi indispensabile, almeno per tutti quelli che lavorano con la propria conoscenza e hanno una vita sociale e intellettuale particolarmente ricca e coltivata.

L’unica ragione per cui ne vale la pena

Chi usa una o più app tra quelle che ho ipotizzato poco fa, ha già l‘abitudine a digitalizzare parte della propria conoscenza personale. Magari anche a usare sistemi di categorizzazione e di tagging, che permettono di ritrovare più facilmente i dati che abbiamo inserito, nel momento in cui ne abbiamo più bisogno. Anche nella migliore delle ipotesi però, gran parte degli strumenti citati, se non tutti, funzionano come sili, ovvero non comunicano tra loro. Nell’era del networking, questo è un problema da risolvere. Un problema forse di poco conto, apparentemente, ma che limita le potenzialità della nostra conoscenza. Se i dati che abbiamo inserito non comunicano tra loro, non sono connessi, perdiamo informazioni essenziali per far evolvere il nostro pensiero, sviluppare nuove idee, risolvere problemi prima e più in fretta. Ti pare poco?

Connettere le idee, unire i puntini

Nel nostro cervello non ci sono scatole chiuse, come le app, dove la conoscenza è confinata e circoscritta. Tutto fluisce e tutto è connesso. Qui sta uno dei grandi punti di forza del nostro modo di organizzare le informazioni, pensare e sviluppare idee: ciò che abbiamo fatto ieri si collega a ciò che abbiamo letto oggi e incontrare qualcuno che cita un argomento che ci sta a cuore, potrebbe generare domani un’idea nuova, che unisce tutti i puntini di un disegno a cui fino a ieri non avevamo prestato attenzione. Se ogni singola idea – la conversazione con quella persona, il libro che abbiamo letto, l’esperienza passata – fosse chiusa in una scatola, il disegno probabilmente non l’avremmo mai visto.

Per replicare questo modello abbiamo bisogno di un sistema che ci permetta esattamente di creare digitalmente quello che alcuni definiscono second brain, ovvero un secondo cervello. L’idea è di organizzare tutta la nostra conoscenza personale in modo integrato, con un sistema che metta in relazione le nostre esperienze, in formato digitale. Un altro modo di immaginare questo sistema è una internet in piccolo, in cui la nostra conoscenza personale è costituita da un insieme di relazioni, di pagine web, unite da un sistema di collegamenti in base a temi, persone, luoghi, concetti, contenuti, nel tempo. Un sistema privato e personale, per quanto digitale, che ci aiuta a unire i puntini delle nostre esperienze quotidiane, a ricordare meglio ciò che è per noi importante e vedere, a posteriori, quali relazioni hanno il nostro lavoro, le nostre passioni, i contenuti che pubblichiamo, le persone che frequentiamo, le abitudini che abbiamo.

Una soluzione: Roam Research

Il tema del personal knwoledge management esiste da tempo e gli strumenti sviluppati a tale scopo sono numerosi. Esistono soluzioni che vivono solo sui nostri dispositivi e che non hanno bisogno di essere online. Altre sono nel cloud. Alcune sono open source, altre proprietarie. Alcune sono gratuite e altre richiedono un abbonamento a pagamento. Tra le più innovative e recenti sul mercato c’è Roam Research, anche detto Roam.

Roam è un servizio online, al momento gratuito e in beta, entro l’estate probabilmente più stabile e accessibile con un modello freemium (una base gratis e il resto a pagamento). Con Roam si possono creare note sotto forma di pagina web, senza bisogno di installare nulla sul proprio computer. Al momento non esiste né una versione pensata per il mobile, né una app, ed è quindi pensato per chi lavora al computer, anche se altre versioni sono in cantiere nei prossimi mesi.

Le note create possono contenere link ad altri concetti chiave: ogni volta che si usa il simbolo [[ e si scrive una parola, questa diventa una pagina web dedicata, automaticamente linkata alla pagina che si sta scrivendo. Questo è il concetto alla base del back link. In pratica ogni nota relativa a un concetto è automaticamente collegata a tutte le pagine in cui quel concetto viene richiamato. In questo modo il sistema genera un grafo che mette in relazione tutte le pagine create, permettendo di mostrare graficamente tutti i collegamenti tra i diversi concetti espressi e archiviati

Roam per il personal knowledge management

Journal e funzioni principali

Roam si apre con la nota del giorno, ovvero l’equivalente di una pagina di diario con la data del giorno in cui l’utente si collega. Questo permette di usare Roam come un journal, dove tenere traccia di tutto quanto svolto durante il giorno o almeno delle attività che ci interessa tracciare sul piano professionale e personale. La funzione TODO permette di creare un’attività da fare, con una semplice scorciatoia da tastiera. Il risultatè è che, automaticamente, il sistema genera una to do list (lista di cose da fare), per la giornata o per i prossimi giorni. Altre funzioni si attivano con il comando /, che apre un menù con tutte le opzioni disponibili. Il risultato è che scrivere, annotare e tracciare diventa veloce, immediato e semplice. Ci vuole solo un po’ di esercizio per prendere pratica.

Il personal CRM

Ogni volta che hai una riunione o una conversazione. Ogni volta che qualcuno ti segnala un contenuto o condivide un’informazione importante con te. Ogni volta che incontri un caro amico e hai una conversazione densa di significato. In tutte queste occasioni puoi ricorrere a Roam per associare quei contenuti a quella persona e creare una scheda personale, a cui puoi aggiungere informazioni di contatto, altri riferimenti utili. Insomma, un semplice ma potente CRM personale, in cui tutte le attività tracciate giornalmente sono automaticamente collegate e riportate, grazie al sistema di back link.

Conoscenza personale

In Roam puoi tracciare e taggare gli articoli che leggi, le annotazioni dei libri che ti hanno insegnato qualcosa, i video che devi vedere, chi te li ha segnalati, in che giorno e su quale argomento. Tutto è collegato automaticamente e facilmente rintracciabile grazie al sistema di tagging. Nienti sili, niente scatole chiuse, nessuna barriera tra i concetti, che possono fluire liberamente, senza alcuna costrizione concettuale, come nel nostro cervello.

Certo, scrivere, taggare, annotare, commentare, riportare richiede tempo ed energie ma Roam o altri sistemi simili, hanno l’obiettivo di semplificare il procedimento dell’inserimento e della classificazione delle informazioni, per far sì che l’investimento sia minimo e il ritorno massimo. Del resto passiamo già tante ore a inserire informazioni sui profili social, senza che queste siano né facilmente recuperabili, né strutturate e organizzate insieme alle piattaforme dove tracciamo documenti e informazioni utili, per il lavoro o le nostre passioni. Si tratta di cambiare le proprie abitudini e mettere a valore ciò che apprendiamo ogni giorno.

Non ce l’ha ordinato il medico

Usare un sistema di personal knowledge management evoluto non è indispensabile per vivere. Fino a oggi la maggior parte di noi ne ha fatto a meno e potrà continuare a vivere e a lavorare senza. È importante però sapere che strumenti simili esistono e che digitalizzare e organizzare la nostra conoscenza quotidiana, giorno dopo giorno, non solo è possibile, ma è relativamente poco impegnativo e, soprattutto, ripaga nel tempo con nuove idee e maggiore libertà. Roam è giusto una piattaforma, con i suoi limiti e i suoi punti di forza. Chi lavora con i contenuti e la conoscenza non può, a mio avviso, non sviluppare e affinare un proprio sistema personale per organizzare la conoscenza acquisita e in via di acquisizione. Non farlo significa acquisire uno svantaggio verso chi ha un sistema e lo mette a frutto. Spesso la soluzione al problema è già dentro di noi e la risposta è giusta, ma i nodi non sono connessi.

Vogliamo accendere questa lampadina?

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