Gestire il proprio tempo in maniera efficiente è un’arte. Si apprende con l’esperienza e si affina con la pratica. Ci sono tanti piccoli accorgimenti che, messi insieme, fanno la differenza. Una volta compreso che dare significato alla giornata è il primo passo, il successivo è dedicarsi al lavoro vero. Il lavoro vero è quello che genera il valore che solo tu sei in grado di esprimere. Non è rispondere alle email, né telefonare, né reagire alle sollecitazioni altrui. È il lavoro che riesci a svolgere, applicando la tua creatività, quando sei in grado di concentrarti e non pensare ad altro.
Autodisciplina
L’autodisciplina è l’elemento essenziale per raggiungere la concentrazione indispensabile per svolgere il lavoro vero. Non tutti partono dallo stesso livello, ma qualsiasi sia la tua predisposizione, sappi che si può aumentare. Il segreto sta nel ridurre le tentazioni prima che si manifestino, creando un ambiente di lavoro (e di vita) quotidiano che le elimini alla radice.
Svegliati senza telefono
Pratica comune dell’uomo (e della donna) del ventunesimo secolo è dormire con lo smartphone di fianco al cuscino o sul comodino. Lo si consulta prima di spegnere la luce andando a dormire e come prima cosa svegliandosi, se non perfino durante la notte per controllare l’ora. In ognuna di queste occasioni c’è la tentazione di controllare le notifiche, le email, i messaggi, le ultime notizie. La nostra sete di novità finisce per rubare minuti preziosi al sonno. Il sonno è il fondamento di qualsiasi giornata positiva. Ridurlo per leggere qualche notizia che non ci cambia la vita o, peggio ancora, per rispondere a una email che può tranquillamente attendere l’orario di ufficio è impiegare male le proprie energie e il proprio tempo.
Per non cedere alla tentazione la soluzione è semplice. Lascia il telefono a caricare nella notte in un’altra stanza. Superato lo shock iniziale vedrai che questo banale comportamento ti ripagherà in più tempo per riposare e un riposo più profondo e rigenerante.
Smetti di leggere le notizie
Quanto tempo dedichiamo ogni giorno a leggere le notizie (generaliste)? Troppo! Troppo perché non abbiamo bisogno né di sapere cosa succede nel mondo minuto per minuto, né di avere un’opinione su argomenti che mai avranno un impatto, neanche lontano sulla nostra vita. Tutte queste energie potrebbero essere convogliate per concentrarci su ciò che ci cambia la vita: aggiornarci professionalmente, svolgere il lavoro vero come prima cosa la mattina, così da avere spazio mentale per le nostre passioni e i nostri affetti nel resto della giornata.
La soluzione più semplice è tagliare qualsiasi fonte informativa generalista – telegiornale, siti di informazione, giornali cartacei, talk show televisivi, radiogiornali – per 30 giorni, totalmente, e vedere l’effetto che fa. Ti meraviglierai di quanto tempo ti si libererà – da non impiegare però né a controllare l’email minuto per minuti, né a scorrere Facebook o Instagram senza uno scopo – e di come rimarrai comunque informato su ciò che conta attraverso le persone che stanno intorno a te. Se proprio pensi che essere informato sia un tuo dovere, la soluzione alternativa è di selezionare una o due fonti informative di approfondimento e seguire settimanalmente solo quelle. Potresti leggere soltanto Internazionale o L’Economist o fonti informative simili, in cui una rassegna settimanale ragionata ti permette di limitare il tempo a seguire l’informazione minuto per minuto, dedicando poche energie con un alto rendimento.
Deep work
Ora si tratta di lavorare. Il lavoro vero, detto anche deep work, è il lavoro che ti piace fare e che ti dà soddisfazione. Lo si può favorire con diversi metodi.
Datti una scadenza
Per chi si organizza da solo, come i freelance, non sempre c’è qualcuno che ti dice cosa devi fare e quando. Darsi quindi una scadenza artificiale, per le attività importanti che potresti fare sempre e che finisci per non fare mai, diventa fondamentale. Una tecnica simile è quella di darsi un arco di tempo limitato per svolgere qualche attività che non ha di per se alcuna costrizione. Per questo articolo potrei decidere di dedicare tutta la giornata o, meglio, sfidarmi a concluderlo in un’ora e mezza a non fare altro che scrivere. Indovina quale delle due ipotesi genererà l’articolo in maniera più efficace?
Carta e penna
Non tutte le attività importanti, soprattutto quelle legate al pensiero, richiedono di lavorare con un computer collegato a internet, anzi. Spesso è proprio il vizio di essere sempre online a remare contro il lavoro vero. La tentazione di andare a controllare un’informazione online è lontana un clic e sai bene che una volta cominciato a cliccare puoi perdere un’ora senza neanche rendertene conto. Per questo spegnere il computer e prendere carta e penna può diventare la soluzione in molte occasioni. Devi organizzare un discorso, una presentazione? Struttura il ragionamento con carta e penna. Vedrai che impiegherai la metà del tempo a completare l’opera al computer, una volta che avrai delineato i pensieri su carta. Scrivere a mano su carta aiuta a ragionare meglio che a battere le stesse informazioni sulla tastiera, soprattutto se i pensieri che stiamo elaborando non sono ancora completamente formati nella nostra testa.
La posta elettronica è una delle grandi conquiste dell’era moderna, ma come tutte le tecnologie può essere un’arma a doppio taglio. Un nuovo libro di Cal NewPort, appena uscito in inglese, A world without email (Un mondo senza email) teorizza un modo di lavorare senza fare alcun uso della posta elettronica. Possibile? Senza arrivare a tanto, puoi da subito adottare delle pratiche che limitano gli svantaggi dell’abuso della posta, senza farne totalmente a meno.
Intervalli predefiniti
Essere sempre disponibili e raggiungibili è l’opposto del concentrarsi e lavorare. Ogni interruzione a ciò che stavamo facendo richiede fino a 26 minuti per tornare al livello di concentrazione precedente. Questo dovrebbe farci capire subito che controllare la posta elettronica continuamente durante la giornata è controproducente. Meglio decidere a tavolino che l’email ha i suoi spazi, per controllare e rispondere. Due, massimo tre volte al giorno, in momenti prestabiliti e comunicati a chi lavora con noi. Se ci sono urgenze, la posta elettronica pensata per essere asincrona, non è la soluzione ideale. meglio una telefonata o un SMS. Non cominciare la giornata leggendo la posta elettronica o lascerai che altri decidano come impiegare il tuo tempo e finirai per arrivare al termine della giornata senza aver svolto ancora il lavoro vero.
Sempre out of office
Abitua chi lavora con te a rispettare i tuoi spazi. Imposta una risposta automatica in cui informi chi ti scrive che non sei sempre raggiungibile e che rispondi all’email con certe tempistiche. In questo modo darai delle aspettative certe a chi ti cerca e se la questione è proprio urgente, chi ti cerca userà un canale alternativo. Il punto non è rendersi irraggiungibili o sfuggire a chi ti cerca, ma l’opposto. L’obiettivo è svolgere il lavoro vero e difendere il tempo necessario a svolgerlo. Il lavoro che ti viene richiesto non è rispondere alle email nel più breve tempo possibile. Quello si chiama tenersi impegnati, soprattutto per non svolgere il lavoro vero.
Smartphone
Senza smartphone dovremmo probabilmente passare molto più tempo seduti davanti alla scrivania. Invece possiamo partecipare a una videochiamata anche seduti su una panchina al sole al parco o sfruttare al meglio il tempo necessario per spostamenti in auto o con altri mezzi. Una gran comodità, se non finisce però per aumentare il tempo dedicato al lavoro a danno del riposo e di altri ambiti della vita.
Elimina le app social
Lavorare con lo smartphone è fantastico, finché l’effetto slot machine dato da giochi e altre app ludiche finisce per distrarci inesorabilmente e ridurre la concentrazione. Un primo tentativo di difesa, facile sul piano pratico, meno facile sul piano psicologico, è cancellare tutte le app social. Se vogliamo controllare Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Pinterest e qualsiasi altra piattaforma social, dovremo farlo dal computer o dal tablet a casa. Ciò significa che lo smartphone diventa automaticamente uno strumento di lavoro. Lo prendi in mano solo se c’è un motivo e non per noia o alla ricerca di novità. Puoi sempre decidere di combattere la noia leggendo un libro digitale su una app di lettura. Tempo certamente meglio investito che lo scorrimento continuo, senza pensare, sul social web.
Home screen vuoto
Lo smartphone è progettato con gli stessi principi con cui il mondo del gioco d’azzardo ha disegnato le slot machine. Notifiche che suonano, colori attraenti, icone ammiccanti. Non manca nulla. Cosa fare per far tornare lo smartphone un oggetto da usare quando serve, senza adorarlo? Aggiungi frizione. Impedisci qualsiasi comportamento automatico non ragionato. Elimina qualsiasi icona dall’home screen, dalla schermata principale. In questo modo, prendendo lo smartphone in mano, dovrai chiederti perché l’hai sbloccato e cosa stavi cercando. Le app di soddisfazione e distrazione automatica non ci sono più. Dovrai andarle a cercare. Cercandole il tuo cervello si renderà più consapevole: ne hai veramente bisogno in questo momento è solo un desiderio di distrazione? Meglio alzarsi a fare due passi, bere un bicchiere d’acqua e tornare a lavorare.
Per concludere
La concentrazione è il cuore della gestione del tempo, ma è inutile senza l’energia mentale (e fisica) necessaria o senza riuscire a imparare dall’esperienza. Questi saranno i prossimi temi che affronterò in questa serie dedicata alla gestione del proprio tempo.
Alla prossima puntata
Questo post fa parte della serie sulla gestione del tempo
Gestire il tempo con consapevolezza, con motivazione, energia e attenzione
Dai significato alla tua giornata
- Come trovare la concentrazione per il lavoro vero
- L’energia di cui hai bisogno per affrontare la giornata (1 Aprile 2021)
- Come raggiungere i tuoi obiettivi senza perdere la rotta (15 Aprile 2021)
Foto credit: Avi Richards
